Juhlien järjestäjän ABC

Olen pitkään halunnut kirjoittaa aiheesta JUHLAT.

Järjestätkö sinä juhlia ja pidätkö juhlien järkkäämisestä?

Siitä "kevyestä" stressistä, aikatauluttamisesta, suunnittelusta ja käytännön työstä mikä niihin liittyy?

Moni haluaa ulkoistaa tänä päivänä juhlien laittamisen, enkä ihmettele yhtään! Pitopalveluyrittäjänä tiedän sen helpotuksen mikä ihmisistä huokuu kun he saavat jättää ainakin käytännön järjestelyt ammattilaisen käsiin.

Kokosin nyt pienen juhlien järjestäjän oppaan jossa pääpiirteissään ne asiat jotka tulee ottaa huomioon pirskeitä järkätessä. Juhlan laatu voi olla mikä vaan, ainakin nyt kevät on kultaista valmistujaisjuhlien aikaa. Myöhemmin kesällä tulevat rippijuhlat, häät, kesän kokoontumiset ja kinkerit.

Jokainen laittaa pystyyn oman näköiset juhlat, tähän olen koonnut nyt yleispäteviä ohjeita joista on sinulle ehkä apua kun alat suunnittelemaan omaa juhlaasi.

Artikkelin lopussa myös herkullisen juhlakakun resepti!

( kuva: Maatilamatkailu Kumpunen )

Juhlan järjestämiseen liittyy monenlaista muistettavaa!

Ihan aluksi tietenkin juhlajärjestelyiden aloittamiseen vaikuttaa itse juhlan laatu. Mitä juhlitaan?

syntymäpäiviä?
ylioppilasta?
rippilasta?
ristiäisiä?
vuodenaikaan liittyvää juhlaa kuten joulua?
kihlajaisia?
häitä?
vai onko kyseessä muistojuhla hautajaisten yhteydessä?

Juhlan luonteeseen vaikuttaa myös että pidetäänkö tilaisuus päivällä vai illalla. Joskus myös aamiaistilaisuudet tai brunssi voivat sopia juhla- ajankohdaksi.

Erittäin tärkeää on huomioida juhlatarjoiluissa se, että puolenpäivän jälkeen ja alkuillasta vieraat ovat nälkäisimmillään! Silloin ei välttämättä riitä pelkkä kahvitarjoilu.

Periaatteessa juhlia voi järjestää vaikka kellonympäri. Aamulla virkeimmät vieraat tai työpaikan väen voi kutsua vaikka joulun aamiaisbrunssille ja uudenvuoden aattona keskiyön cocktail-kutsullle

Lounaskutsut tai puolenpäivän kestitys voi olla esim. salaattibuffa, voileipäpöytä, keittolounas lisukkeineen tai kahvipöytä jossa on tarjolla myös suolaista piirakkaa ja salaattia, tai sitten voileipäkakkuja.

Iltapäivä on perinteisesti kahvikutsujen aikaa. Kahvikutsut ovat ehkä suomalaisinta juhlakulttuuria sen seitsemän makeiden tarjottavien kanssa. Yleensä silloin oletus on että vieraat ovat syöneet jo lounaan.

Cocktailkutsut, avoimet ovet ja erilaiset vastaanotot ovat seisomakutsuja, joiden alkamis- ja päättymisajankohta ilmoitetaan kutsussa. Tarkoitus on vain piipahtaa lasillisella ja napata muutama cocktailpala.

Päivällis- ja illalliskutsut ovat arvokkaampia, istumapöytätilaisuuksia joihin kutsutaan hyvissä ajoin ja joiden alkamisajankohta on tarkka. Ilta-ja yöpalakutsut ovat esim. tilaisuuksia teatteri-illan tai konsertin jälkeen.

Kaikista suosituimpia ovat buffet-tilaisuudet, jotka ovat yleistyneet juhlaan kuin juhlaan. Ne ovat myös emännälle helpoin tapa laittaa juhlat pystyyn. Buffen voi koota simppelisti parista salaatista, leivistä ja keitosta. Jälkiruokana jokin herkullinen kakku tai esim. marjat ja jäätelö/ hedelmäsalaattia/ kermavaahtoa/ kastikkeita. Kuitenkin buffet-tarjoiluissa on hyvä varata ainakin yksi apulainen keittiöön joka huolehtii että ruokaa on riittävästi tarjolla, kerää likaisia astioita, auttaa tiskaamisessa ja loppusiivouksessa.

Perinteiset pitopöydät lämpimine ja kylmine ruokineen ovat kuitenkin edelleen suosittuja ja pöydän tarjottavat modernisoituneet karjalanpaistista ehkä sushiin tai vegaanisiin tarjottaviin. Mutta toki perinteisiä paisteja ja lohivatejakin vielä rakastetaan.

( Suomi 100-vuotta kakku

Juhlapaikka

Juhlien suunnittelun ensimmäinen askel on päättää missä juhla järjestetään. Kotona vai muualla? Paikan valintaa kannattaa pohtia tarkkaan. Kotijuhlat ovat sananmukaisesti kodikkaat, mutta myös ehkä ahtain vaihtoehto. Jos ei ahtaus ahdista vaan tiivistää tunnelmaa, koti juhlapaikkana voi olla jopa kaikista kivoin vaihtoehto. Saa koristella paikat mieleisekseen ja valmistella kotia pikkuhiljaa juhlakuntoon.

Jos juhlapaikka halutaan ulkoistaa, kannattaa paikan etsiminen aloittaa mahdollisimman ajoissa. Jopa vuotta tai puolta vuotta aikaisemmin! Varsinkin hääjuhlapaikat täyttyvät nopeasti.

Listaa paperille kaikki paikkakuntasi vaihtoehdot juhlapaikaksi:

ravintolat ja kahvilat vuokraavat usein tilojaan juhliin, myös pitopalvelu yleensä onnistuu niissä paikan päältä.
seurantalot ja kyläyhdistysten tilat
koulujen juhlasalit
seurakuntasalit
metsästysseurojen tilat
maatilamatkailutilat
voit myös harkita oman juhlateltan vuokraamista kesäjuhliin

Sovi myös hyvissä ajoin juhlapaikan koristelusta ja mitä kaikkea tilavuokra sisältää. Usein se sisältää mm. liinat, astiastot, jonkinlaiset kukka-asetelmat, kattamisen ja loppusiivouksen. Huomio kuitenkin että kaikista edellämainituista saatetaan myös veloittaa erikseen paikasta riippuen.

Yleensä tarjoilijat eivät sisälly hintaan. Jos juhlapaikasta löytyy myös cateringpalvelu tai palkkaat sellaisen erikseen, muista kysyä myös sisältyykö hintaan tarjoilijan palkkio. Pyhätyöstä saatetaan veloittaa tuplahinta.

( Kuva omasta 50v. kutsustani 2022 )

Miten vieraat saavat kutsun juhlaan?

Tänä päivänä on hyvin yleistä lähettää kutsut WhatsApp- viestillä tai sähköpostilla. Kuitenkin vieraissa saattaa olla ihmisiä jotka eivät käytä sähköisiä viestimiä, vaan luottavat perinteiseen postin kulkuun. Lisäksi on kiva saada kutsu "vanhanaikaisesti" oikeana kirjeenä tai korttina. Kutsukortin vastaanottaminen on jo itsessään juhlallista ja nostattaa odotusta.

Ihan aluksi pitää kuitenkin miettiä tarkkaan ketä haluaa kutsua ja mihin vetää rajat.

Tämä ei olekaan niin helposti sanottu kuin tehty. Rajataanko vieraat ystäviin ja lähisukulaisiin, vai laajennetaanko vierasmäärää ihmisiin joita ei ole tavannut moneen vuoteen ja nyt olisi mahdollisuus tavata?

Mitä vähemmän kutsut, sitä huolellisemmin joudut miettimään vieraslistaa.

Kuitenkin sinä tai illan juhlakalu päätät ketä haluat kutsua.

Lähetä kutsut ajoissa.

Kun järjestin omat 50v. kekkerini, sovin juhlapaikasta n. 3 kk aikaisemmin ja laitoin myös 3 kk aikaisemmin kutsut menemään vieraille. Kokosin WhatsApp- ryhmän jonne liitin kutsun. Lisäksi lähetin kutsuja postissa.

Kutsussa tulee olla aina:

Vieraan nimi
yksin vai avec ( seuralaisen kanssa )
juhlan aihe
juhlan aika ( päivämäärä, kellonaika, tarvittaessa myös loppumisaika )
juhlapaikka
tarvittava info majoituksesta mikäli vieraat jäävät yöksi.
pukeutumistoivomukset
jos vastausta pyydetään ( Vp.,päivämäärä, puhelinnumero/ sähköposti )
kuka kutsun esittää

Vieras ilmoittaa tulonsa ja kiittää kutsusta. Samalla kertoo myös mahdolliset allergiat jotka tulee ottaa huomioon ruokatarjoilussa/ leivonnaisissa.

Juhlaan tarvitaan tekijöitä

Vieraiden viihtyminen ja juhlan onnistuminen edellyttävät vaivannäköä; työtä ja suunnittelua etukäteen, juhlan aikana ja juhlan jälkeen. Jotta juhlan keskipiste, eli itse juhlittava henkilö ei joutuisi juoksemaan salin ja keittiön väliä, kannattaa apujoukkoja palkata itse juhlaan, mutta myös mahdollisesti tekemään etukäteen juhlavalmisteluita paikan päälle.

Joudut kuitenkin miettimään ja laskemaan tekeekö kaiken itse, vai ostaako jotakin valmiina. Tiedot, taidot ja käytettävissä oleva aika ja raha ohjailevat valintaa. Olenko ehkä taitava somistamaan, mutta vähemmän taitava leipomaan.

Työvoima on nykyään arvokasta. Tarjoilumuoto vaikuttaa ratkaisevasti tarjoilija- tarpeeseen.

Esimerkiksi näin:

Syntymäpäivät 50 hlölle. Onnittelumalja + kahvitarjoilu noutopöydästä; 2 tarjoilijaa
Buffetruokailu 100 hlölle; 3-4 tarjoilijaa + 1-2 hlöä keittiössä.

Juhlaillalliset 30 hlölle, istumapöytä; 2 tarjoilijaa + yksi hlö keittiössä

Mistä astiat, pöydät, liinat ym.?

Jos ajatellaan kotona järjestettäviä juhlia, on edessä mietintä mistä saadaan tarpeeksi astioita ja liinoja kattamaan juhlapäivän tarpeet? Lisäksi pöytien tarve on yllättävän iso, sillä jokaisen vieraan pitäisi pystyä nauttimaan tarjoiluista niin että kahvikuppi ei keiku polven päällä ja kakkulautanen ei mahdu muualle kuin jalkojen väliin lattialle! Näitäkin juhlia nimittäin on...

Eli jokaiselle vieraalle pitäisi varata jonkinlainen laskutila, johon saa laitettua juomalasin ja laskettua kädestään ruokalautasen aina välillä. Eri huoneista voi kerätä pöytiä, jopa niitä lastenhuoneen matalia pikkupöytiä tai sitten erilaisia jakkaroita ja sohvapöytiä. Kaikki laskutila kannattaa miettiä ja hyödyntää. Sijoitella tuolit niin että jokaiselle istumapaikalle löytyy myös laskutila astioille. Hätätilassa voi käydä hakemassa vaikka Ikeasta simppeleitä pöytäsettejä jotka sitten myy vaikka torissa myöhemmin, tai säästää varastoon seuraavaa juhlaa varten.

Itselläni on aina varastossa myös kuohuviinilaseja 50 kpl + erilaisia kertakäyttöastioita.

Kodin juhlissa voi hyödyntää niitä kaapin perälle hautautuneita sukupöytäliinoja, valkoisia lakanoita ja erilaisia kodin tekstiilejä. Yleensä näyttää vain viehättävältä jos tarjoilupöytään on löydetty isomummun vanha pellavaliina tai retroverhot somistamaan tarjoilupöytiä. Älä ole liian tarkka kotijuhlien värien sovittelussa ja liinojen mallaamisessa, vieraat kyllä tietävät kenelläkään ei ole kodissa isoja juhlatarvikevarastoja! Itse olen myös kotona järjestettävissä juhlissa käyttänyt kertakäyttöastioita, viime vuosina ekologisia, maatuvia vaihtoehtoja.

Astioiden vuokrausta kannattaa kysyä Martoilta, maatalousnaisilta ja järjestöiltä. Monissa kaupungeissa pyörii myös astioiden vuokrausfirmoja, jotka toimittavat oikeat määrät astioita, liinoja ym. juhlaasi ja kantavat astiat likaisina takaisin. Huoleton ratkaisu siis vuokrata astiat, yleensä hinnatkaan eivät ole aivan mahdottomia.

Mitä menuun?

Juhlan menuun kannattaa panostaa. Nykypäivänä on niin paljon erilaisia ruokavalioita, että kaikille pitäisi löytyä jotakin menuusta. Ruoka ja leivonnaiset on juhlakiireissäkin valmistettava rakkaudella.

Ruoat pitäisi myös tarjota oikean lämpöisinä, kuumat kuumina ja kylmät kylminä. Kesäjuhlissa ei ehkä kannata panostaa kuumiin ja tulisiin ruokiin ja talvella pelkkä kylmä salaattipöytä voi olla liian kevyt.

Ruokia suunnitellessa saattaa helposti lähteä mopo keulimaan. Halutaan kaikkia lempiruokia ja samalla myös sellaisia jotka käyvät porukan vegaaneille, gluteenittomille, maitoallergisille...Vähemmän on enemmän. Panosta määrän sijasta laatuun. Kahvipöydästä ei tarvitse enää löytyä sen seitsemää sorttia pikkuleipää, vaan jokin superherkullinen täytekakku, pikkuleivät ja ehkä konvehdit riittävät. Etenkin jos kahvipöytä tarjotaan monipuolisen buffet-ruoan jälkeen.

Tärkeää on myös miettiä keittön ja henkilökunnan kapasiteetti. Kuinka paljon pystytään tekemään etukäteen ja riittääkö säilytystilat?

Ota myös huomioon miten ruoka laitetaan tarjolle, onko tarjoilupöytä riittävän iso niin että siihen mahtuu myös lautaspinot ja aterimet, vai pystytkö hyödyntämään apupöytiä esim. erillisenä leipäpöytänä?

Juomat vievät ison osan pöytätilasta, etenkin jos tarjolla on viiniä joille tarvitaan omat lasit.

Esimerkkejä erilaisista menuista

Nämä menut ovat omia juhlamenuitani joita olen tarjonnut perheemme juhlissa. Huomioon on otettu aina sankarin mieltymykset ja omat 50 v. juhlani järjestettiin lapsuudenkodissani, joten menussa näkyy maalaistalon juhlaruokia joita perheemme on laittanut pöytään läpi vuosien.

Omissa menuissani on pääasiassa ruoat aina gluteenittomia. Gluteenittomat leivonnaiset olen leiponut erikseen.

Meillä on aina syöty paljon ja itselleni on tärkeää että pöytä on runsas ja värikäs. 🙂

Paljonko tarjottavaa ruokaa ja määriä tarvitaan?

Tämä on kinkkinen kysymys...itse tuppaan varaamaan aina vähän liikaa ja jopa vuosien kokemus ei aina kerro että olisin selvillä paljonko missäkin tilaisuudessa ruokaa menee! Monet haluavat vähän alimitoittaa jotta juhlaruokia ei tarvitsisi popsia enää pakastimen kautta, mutta sitäkin useammat haluavat laskea varman päälle että ruokaa on riittävästi.

Määrä/ henkilö

alkuruokasalaatti 100- 150 g
tuoresuolattu kala/ kylmäsavukala/ savustettu kala 80- 100 g
äyriäiset salaatissa 50- 75 g
leikkeleet 50- 75 g
vihannekset 75 g
kypsä kana salaattiin 75 g
keitto ( lihakeitto, kalakeitto, muu ruokaisa keitto ) 300 g ( 2,5 dl- 3 dl )
kasvissosekeitto kermalla täydennettynä 150- 200 g
pataruoat, esim. Burgundinpata 150- 200 g
pääruokasalaatti 150- 200 g
paisti 100- 150 g
lihapullat/ murekkeet 100- 150 g
broilerin rintafile 100 g
keitetty peruna 150- 200 g
keitetyt kasvikset 75 g
riisi 60- 80 g ( huom. pitopöydässä jossa on muutakin tarjottavaa )
pasta 60- 80 g ( huom. pitopöydässä jossa on muutakin tarjottavaa )
vihreä salaatti/ vihannessalaatti 75 g
perunasalaatti/ italiansalaatti ym. 80- 100g
kastike 1/2 dl
marjat 100- 150 g
jäätelö, jäädykkeet 100- 125 g
juustotarjotin 75- 100 g
kahvi ( ruoan jälkeen pelkästään ) 1 kkp
kotikalja/ mehu/ kivennäisvesi 2 lasia
viini 2 lasia

Kahvikutsut

kahvia 2- 3 kkp
teetä 2 kkp
kermaa/ maitoa 1 litra/ 50 hlöä
palasokeria 1 kg/ 50 hlöä
pullaa 1 kpl
kahvikakku leivottuna keskikokoiseen vuokaan n. 25 palaa/ vuoka
kääretorttu leivottuna uunipellin kokoisena 20 palaa/ torttu
pikkuleipä 1 kpl/ laji
täytekakku 10 munan kakku/ 25 hlö- 28 hlö
voileipäkakku 2 cm viipale/ hlö
piirakka uunipelti/ 24- 28 hlö

Muista erikoisruokavaliot!

Huomaavainen emäntä tai isäntä muistaa erityisruokavaliot ja kohtelias vieras ilmoittaa ruokavaliostaan etukäteen. Juhlissakaan kaikki eivät voi syödä kaikkea, mutta tänä päivänä on normaalia että ruoka on laktoositonta ja usein suurimmaksi osaksi myös gluteenitonta. Ainoastaan kahvileivät on usein tehtävä erikseen eri ruokavalioita noudattaville. Mutta muista että usein esim. vegaaninen tai gluteeniton kakku maistuu mainiosti myös muillekin.

Muista selvittää myös ruoka-aineallergiat!

Tavallisimmat ruoka-aineallergiaa aiheuttavat ruoka-aineet ovat; sitrushedelmät, herne, tomaatti, papu, selleri, palsternakka, mansikka, hunaja, pähkinät, mantelit, suklaa, kala, äyriäiset, kananmuna ja lehmänmaito.

Toivottavasti näillä juhlavinkeillä pääset alkuun oman juhlasi suunnittelussa!

Muistathan että voit aina ottaa myös minuun yhteyttä juhlasi suunnittelussa ja toteutuksessa.

Satumainen catering loihtii kahvipöydän tarjottavat ja herkut juhlaasi. Käy tutustumassa tarjontaan ja varaa nyt myös ÄITIENPÄIVÄKAKUT!

Muista...!

Jotta juhlasi onnistuvat, sinun tulee pysyä järjissäsi! 😀 Yleensä juhlia varten otetaan minilomanen, jotta saadaan edes hetki aikaa keskittyä ja varata aikaa kaikkeen järjestämiseen. Mutta...monesti juhlat nyt vain sattuvat olemaan esim. vuodenaikana kun lomaa ei voi ottaa ja aika on vain revittävä jostain järjestelyihin.

Minun neuvoni on...aloita ajoissa.

Aloita suunnittelu ajoissa
budjetointi
vieraiden miettiminen ja kutsujen lähettäminen
leivo pakkaseen mahdollisimman paljon ajoissa, mutta ei kuitenkaan kuukausia aikaisemmin!
kysy apua ajoissa!
tarvikkeiden hankinta vie aikaa, varaudu juoksemaan kaupoissa.
älä siivoa kotia liikaa ennen juhlia, se on turhaa...kukaan ei huomaa pölyä piirongin alla juhlan tiimellyksessä.
muista palkata apua itse juhlan ajaksi keittiöön ja tarjoiluun.
ÄLÄ HEILU ITSE KEITTIÖSSÄ JA JÄRJESTELYISSÄ JUHLIA EDELTÄVÄÄ YÖTÄ! Nimittäin kokemusta on ja siitä ei hyvää seuraa..
Nauti, nauti ja vielä kerran nauti siitä että saat ihmisiä kokoon, kaikki rakastuvat ruokiisi ja tarjoiluhisi ( tai pitopalvelun ruokiin ), kiittävät sinua maasta taivaaseen onnistuneen juhlan jälkeen.🥰

Kesäjuhlan kruunaa upea mansikka-marenkikakku!

Mansikka- marenkikesäkakku

15- 20: lle

Pohja:

150 g voita

1,5 dl sokeria

4 keltuaista

1 dl maitoa

3 dl vehnäjauhoja

2 tl leivinjauhetta

Päälle:

4 valkuaista

2 dl sokeria

70 g mantelilastuja

Täyte:

2-3 dl vispikermaa

2 tl vaniljasokeria

1 litra tuoreita mansikoita viipaloituna

Vatkaa voi ja sokeri vaahdoksi. Lisää keltuaiset yksitellen hyvin vatkaten. Sekoita lopuksi maito ja jauho-leivinjauheseos taikinaan. Levitä taikina leivinpaperin päälle uunipannulle.

Vatkaa valkuaiset ja sokeri kovaksi vaahdoksi. Levitä tai pursota valkuaisvaahto taikinan päälle. Ripottele mantelilastut marenkiseoksen pinnalle.

Paista kakku 170 asteessa n. 30 min. Leikkaa jäähtynyt kakku kahteen osaan. Vatkaa täytettä varten kerma vaahdoksi ja mausta vaniljasokerilla. Voit korvata myös osan kermasta vaniljarahkalla.

Levitä puolet täytteestä toisen kakkupuoliskon päälle ja ripottele päälle myös puolet mansikoista. Pane toinen kakkupuolisko täytteen päälle ja levitä tai pursota sen päälle loppu kermavaahto. Koristele kauniisti jäljellä olevilla mansikoilla ja halutessasi mintun lehdillä.

Kiitos kun luit tämän oppaan ja nyt vain elämäsi juhlia järjestämään!

Oppaan lähdetietona on käytetty osittain Maa- ja kotitalousnaisten juhlaopasta.